BGN Berufsgenossenschaft Nahrungs­mittel und Gastgewerbe
Büroangestellter arbeitet an einem Schreibtisch

Entgeltnachweis

Erläuterungen zum Nachweis von Entgelten zum Bürobereich

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Für eine gesonderte Veranlagung des Bürobereiches müssen alle im Gefahrtarif 2014 Teil II, Nr. 5 geforderten Voraussetzungen vorliegen. Diese werden nachfolgend erläutert.

Der Bürobereich muss von den übrigen Unternehmensteilen durch vom Boden bis zur Decke reichende, fest eingebaute bauliche Abtrennungen, wie Mauern und Wände, abgegrenzt sein. Nicht erforderlich ist ein separater Zugang von außen. Türöffnungen zwischen dem Bürobereich und den übrigen Unternehmensteilen dürfen jedoch verkehrsübliche Ausmaße nicht überschreiten. Lose Vorhänge, optische Sichtschutzmaßnahmen, mobile Trennwände, Regale genügen jedoch nicht.

Der Bürobereich darf nur mit Einrichtungen und Geräten ausgestattet sein, die für einen solchen kennzeichnend sind. Befinden sich im Bürobereich auch andere Einrichtungsgegenstände (z.B. Werkbank, Wäscheregal, Zeichenbrett), ist diese Voraussetzung nicht erfüllt.

Es muss in einem baulich von den anderen Unternehmensteilen abgegrenzten Bürobereich mindestens ein Arbeitnehmer vorhanden sein, der ständig und auf Dauer gesehen ausschließlich dort tätig wird und nur Aufgaben der internen Verwaltung wahrnimmt. Werden daneben noch Personen in dem Bürobereich tätig, die auch Arbeiten in anderen Unternehmensteilen ausüben, ist dies für das Vorliegen eines eigenen Personalstammes unschädlich.

Der Unternehmer muss Unterlagen führen, die getrennt für den Bürobereich folgende Angaben enthalten:

  • die Namen der ausschließlich dort eingesetzten Arbeitnehmer,
  • die geleisteten Arbeitsstunden und
  • die angefallenen Arbeitsentgelte.

Dem Bürobereich werden nur die klassischen Verwaltungsbereiche eines Unternehmens zugerechnet. Hierbei handelt es sich um Organisation, Rechnungswesen, Finanzwirtschaft, Personal- und Sachverwaltung, Verkaufsinnendienst. Nicht zum Bürobereich zählen z.B. die ausdrücklich im Gefahrtarif 2014 Teil II, Nr. 5 Satz 3 genannten Schulungs-, Empfangs-, Kassierbereiche und Poststellen.

Für jeden Betriebsstandort (Werk, Filiale, Niederlassung) unter einer postalischen Anschrift müssen alle für eine gesonderte Veranlagung erforderlichen Voraussetzungen gegeben sein.

Zu dieser Tarifstelle dürfen nur Arbeitsentgelte von Beschäftigten zugeordnet werden, die ausschließlich im Büro tätig sind und dort ausschließlich Bürotätigkeiten verrichten. Zu den Bürotätigkeiten zählen z.B. Lesen, Schreiben, Rechnen, PC-Arbeit, allgemeine Verwaltungstätigkeit.

gehören z.B. Tätigkeiten wie das Erbringen von Serviceleistungen mit direktem Kundenkontakt, Außendiensttätigkeiten, die Betreuung des Lagers, Aufsichts- oder Kontrolltätigkeiten außerhalb des Bürobereichs, Tätigkeiten im/für das Labor. Dies unabhängig davon, wo sie erbracht werden. 

Arbeitsentgelte von Personen, die im Rahmen ihres eigenen, in der Stellenbeschreibung, dem Arbeitsvertrag usw. festgelegten Aufgabenbereichs wechselseitig außerhalb des Bürobereichs eingesetzt werden, sind unabhängig vom zeitlichen Umfang der Tätigkeit außerhalb des Büros immer vollständig unter der jeweiligen gewerblichen Veranlagung nachzuweisen.

Zu den Arbeitnehmern, die typischerweise wechselseitig auch außerhalb des Bürobereichs tätig werden, gehören in der Regel u.a. Beschäftigte mit folgenden Funktionsbezeichnungen: Hoteldirektoren, Restaurant- bzw. Store-Manager, Betriebs- und Bereichsleiter, Objektleiter, Arbeitskontrolleure, Hausdamen, Meister, Maschinenmeister, Boten, Lagerverwalter und Magaziner. Ob deren Tätigkeiten außerhalb des Bürobereichs büroähnlich sind oder deren Tätigkeiten unmittelbar in die Arbeitsprozesse des gewerblichen Unternehmensteils eingreifen, ist unerheblich. (siehe Beispiel 1)

 

Beispiel 1: 

Ein Unternehmen der Fast-Food-Gastronomie beschäftigt im Bürobereich, für den alle geforderten Voraussetzungen für eine gesonderte Veranlagung bestehen, einen Store-Manager. 

Zu den Aufgaben des Store-Managers gehören neben Bürotätigkeiten im Bürobereich auch die Überwachung der Mitarbeiter im Restaurantbereich und die mehr oder weniger regelmäßige Mitarbeit im Restaurantbereich des Unternehmens. 

Das Arbeitsentgelt des Store-Managers ist unter der dem Gewerbezweig Gaststätten, Beherbergungsunternehmen“ nachzuweisen,  da er nicht ausschließlich im Bürobereich des Unternehmens tätig ist  und die Tätigkeiten unmittelbar dem gewerblichen Unternehmensteil (Restaurant) dienen. Eine Zuordnung der Entgelte zum Bürobereich oder eine Aufteilung der Arbeitsentgelte ist nicht zulässig.

Für das Vorliegen der Ausschließlichkeit ist es unschädlich, wenn Mitarbeiter, die grundsätzlich aufgrund ihres Aufgabenbereichs nur im Bürobereich des Unternehmens dauerhaft Bürotätigkeiten der internen Verwaltung wahrnehmen,

  • ausnahmsweise und kurzzeitig (weniger als ein Arbeitstag = 8 Stunden) mit einer Vertretung außerhalb des Büros betraut werden,
  • gelegentlich an innerbetrieblichen oder externen Weiterbildungs- oder Schulungsveranstaltungen teilnehmen und hierzu ggf. Dienstreisen unternehmen.

(siehe Beispiel 2)

 

Beispiel 2: 

Ein Molkereiunternehmen hat in seinem Bürobereich, für den alle geforderten Voraussetzungen für eine gesonderte Veranlagung bestehen, eine Lohnbuchhalterin angestellt. Sie wird ausschließlich  in der Lohnbuchhaltung tätig. 

Aufgrund der Erkrankung des Lagerverwalters nimmt sie auf Weisung des Unternehmers einmalig dringende benötigte Waren im Wareneingang entgegen. 

Da die Tätigkeit der Warenannahme nicht zu ihrem Aufgabenbereich gehört, die Vertretung kurzzeitig und auf den Ausnahmefall beschränkt erfolgt, darf ihr Arbeitsentgelt bei Vorliegen aller anderen Voraussetzungen vollständig der Veranlagung „Bürobereiche“ zugeordnet werden. Eine Zuordnung zum Gewerbezweig „Verarbeitung von Milch“ ist nicht erforderlich.

Mitarbeiter, zu deren Aufgabenbereich es gehört, regelmäßig Dienstreisen zu unternehmen, fallen nicht unter die zuvor genannten Ausnahmen. (siehe Beispiel 3)

 

Beispiel 3: 

In einer Niederlassung einer Großbäckerei wird im Bürobereich, für den alle geforderten Voraussetzungen einer gesonderten Veranlagung erfüllt sind, ein Geschäftsführer beschäftigt. 

Zum Aufgabenbereich des Geschäftsführers gehört es, sich auf regelmäßigen Besprechungen in der Firmenzentrale mit den anderen Geschäftsführern der anderen Niederlassungen abzustimmen. Hierfür unternimmt er regelmäßig Dienstreisen. 

Der Aufgabenbereich des Geschäftsführers beinhaltet die Vornahme von Dienstreisen. Sein Arbeitsentgelt muss daher dem Gewerbezweig „Bäckereien, Konditoreien“ zugeordnet werden. Eine Nachweisung zum Bürobereich ist nicht zulässig.

eines Beschäftigten im Laufe eines Kalenderjahres, sind die Zeiträume vor und nach der Änderung hinsichtlich der Möglichkeit der Nachweisung des Entgelts zum Bürobereich getrennt zu betrachten. (siehe Beispiel 4)

 

Beispiel 4: 

In einem Unternehmen, das Erfrischungsgetränke herstellt, wird in der Rechtsabteilung, für die alle Voraussetzungen einer gesonderten Veranlagung als Bürobereich erfüllt sind, eine Mitarbeiterin beschäftigt. Diese Mitarbeiterin wird ausschließlich in der Rechtsabteilung tätig und übt ausschließlich Bürotätigkeiten aus. 

Zum 01.10. des Jahres ändert sich der Aufgabenbereich der Mitarbeiterin. Sie vertritt ab diesem Zeitpunkt das Unternehmen bei anstehenden Gerichtsterminen. 

Das bis zum 30.09. angefallene Entgelt der Mitarbeiterin kann unter „Bürobereiche“ nachgewiesen werden. Das ab 01.10. anfallende Arbeitsentgelt muss hingegen unter dem zum Gewerbezweig „Herstellung von Erfrischungsgetränken“ erfasst werden. Sie hierzu auch Beispiel 3.

Auch die nachfolgend genannten Tätigkeiten sind für die Annahme der Ausschließlichkeit unschädlich:

  • Teilnahme am Betriebssport oder an Gemeinschaftsveranstaltungen,
  • Zurücklegen von innerbetrieblichen Wegen zu oder von Bürobereichen (z.B. zum Aufsuchen der Toilette),
  • Zurücklegen von Wegen zur Arbeitsaufnahme (und Rückwege).

 

Grundsätzlich bedarf die Entscheidung, ob ein Arbeitnehmer dem Bürobereich zugeordnet werden kann, einer Einzelfallprüfung unter Würdigung der tatsächlichen Verhältnisse.

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