Anforderungen für das Begutachtungsverfahren eines Arbeitsschutzmanagementsystems (AMS) durch die BGN
Anforderungen für das Begutachtungsverfahren eines Arbeitsschutzmanagementsystems (AMS) durch die BGN nach der branchenspezifischen Umsetzung des Nationalen Leitfadens für Arbeitsschutzmanagementsysteme (NLF) zur Vergabe des Gütesiegels „Sicher mit System“ und den Anforderungen der DIN EN ISO 45001:2023-12
Präambel
Die Berufsgenossenschaft Nahrungsmittel und Gastgewerbe (BGN) unterstützt ihre Mitgliedsunternehmen in allen Fragen der Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit. Hierbei kommt der Organisation der Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit und deren Einbindung in die betrieblichen Strukturen eine immer stärkere Bedeutung zu. Die BGN trägt dieser Entwicklung Rechnung. Unternehmen haben die Möglichkeit, ihre Organisation überprüfen zu lassen. Gleichzeitig werden – soweit erforderlich – Verbesserungsmöglichkeiten aufgezeigt. Für die Begutachtung eines Arbeitsschutzmanagementsystems sowie alle in diesem Zusammenhang erbrachten Beratungen, Schulungen und Begutachtungen entstehen den Mitgliedsbetrieben seitens der BGN keine Kosten.
Die Unternehmerin oder der Unternehmer unterstützt die VISION ZERO der BGN:
„Wir wollen die Arbeitswelt in unseren Betrieben und Produktionsstätten so gestalten, dass Unfälle und Gesundheitsschäden verhütet werden. Wir wollen nicht, dass jemand bei der Arbeit getötet wird oder so schwere Verletzungen oder Krankheiten erleidet, dass daraus lebenslange Gesundheitsschäden entstehen. Jeder Unfall lässt sich verhindern, wenn alle Beteiligten im Vorfeld das Richtige tun.“
Vorteile für das Unternehmen
Unternehmen, die sich der Überprüfung ihres Arbeitsschutzmanagementsystems durch die BGN unterziehen, profitieren von folgenden Vorteilen:
- Die Arbeitsschutzorganisation des Unternehmens wird, soweit erforderlich, optimiert.
- Ausfallzeiten durch Arbeitsunfälle, Berufskrankheiten und arbeitsbedingte Erkrankungen können minimiert werden.
- Verfügbarkeit und Motivation der Mitarbeitenden werden erhöht.
- Kosten durch Arbeitsunfälle, Berufskrankheiten und arbeitsbedingte Erkrankungen können gesenkt werden.
- Arbeitsbedingungen und Arbeitsprozesse können verbessert werden.
- Effizienz und Produktqualität werden gesteigert.
- Die Einhaltung der wesentlichen organisatorischen Pflichten wird überprüft.
- Ein durch die BGN begutachtetes Arbeitsschutzmanagementsystem kann zur Steigerung des Unternehmensimages bei Kunden, Mitarbeitenden und Behörden werbewirksam genutzt werden.
Zugangsvoraussetzungen
Grundsätzlich haben alle Mitgliedsunternehmen der BGN die Möglichkeit, ihr Arbeitsschutzmanagementsystem begutachten zu lassen. Die BGN wird die Vereinbarungen mit Unternehmen in der Reihenfolge ihres zeitlichen Eingangs bearbeiten.
Das Gütesiegel „Sicher mit System“ kann nur vergeben werden, wenn die Unternehmerin oder der Unternehmer und betriebliche Führungskräfte vor der Vergabe der Bescheinigung an einem Seminar für Führungskräfte teilgenommen haben. Die Führungskräfteseminare werden durch die BGN durchgeführt. Im Einzelfall können nach Prüfung durch die BGN auch andere Führungskräfte-Seminare anerkannt werden.
Die Gütesiegel-Bescheinigung kann nicht vergeben werden, wenn
- gegen die Unternehmerin oder den Unternehmer oder gegen Mitarbeitende, denen Unternehmerpflichten übertragen worden sind, durch die BGN Bußgeldverfahren oder Mahnverfahren anhängig oder innerhalb der letzten zwei Jahre vor dem Begutachtungstermin Bußgelder verhängt worden sind.
- von Seiten der staatlichen Überwachungsbehörde Einwände erhoben wurden.
Vereinbarung
Im Rahmen der Beratung des Unternehmens, die vor der Überprüfung der Anforderungen zur Vergabe der Gütesiegel-Bescheinigung stattfindet, wird einvernehmlich festgelegt, ob sich die Begutachtung auf das Gesamtunternehmen oder nur auf eine bestimmte Betriebsstätte/Niederlassung erstreckt.
Bei Unternehmen mit mehreren Standorten kann sich die Begutachtung auf bestimmte Standorte beschränken. Die Auswahl erfolgt anhand der Stichprobenregelung in dem DGUV Grundsatz 311-002 Anlage 4.
Weiterhin wird geklärt, ob das Betriebliche Gesundheitsmanagement (BGM) gemäß den gemeinsamen Qualitätskriterien der Unfallversicherungsträger zu BGM mitbegutachtet werden soll.
Sofern alle Einzelfragen einvernehmlich geklärt sind, wird zwischen dem Unternehmen und der BGN eine Vereinbarung geschlossen, mit welcher das Unternehmen die Anforderungen für die Begutachtung von Arbeitsschutzmanagementsystemen anerkennt und sich verpflichtet, die sich daraus ergebenden Pflichten zu erfüllen. Der Zeitraum zwischen dem Abschluss der Vereinbarung und dem Begutachtungstermin soll zwei Jahre nicht überschreiten.
Für Auskünfte steht die zuständige Aufsichtsperson zur Verfügung.
Verfahren
Das Unternehmen benennt der BGN eine Ansprechperson für alle Fragen im Zusammenhang mit der Überprüfung eines Arbeitsschutzmanagementsystems. Sofern im Unternehmen ein Betriebsrat/Betriebsvertretung bestellt ist, ist dieser/diese zu beteiligen.
Dem Unternehmen wird eine Liste („Selbstbewertungsinstrument“) übergeben, mit deren Hilfe eine erste Bewertung der Arbeitsschutzorganisation durch das Unternehmen erfolgt. Das „Selbstbewertungsinstrument“ dient auch als Arbeitshilfe zur Vorbereitung auf die Begutachtung. Es kann auch als Vorlage zur regelmäßigen Eigenüberprüfung der Arbeitsschutzorganisation des Unternehmens genutzt werden.
Im Rahmen einer Vorprüfung wird durch die Beraterin oder den Berater mit der vom Unternehmen benannten Ansprechperson geklärt, ob alle Voraussetzungen für eine Begutachtung der unternehmensinternen Arbeitsschutzorganisation gegeben sind. Sie/er stellt die Begutachtungseignung fest.
Die Begutachtung des Arbeitsschutzmanagementsystems erfolgt anhand des Regelwerks durch eine Begutachterin oder einen Begutachter, die/der nicht identisch mit der betreuenden Aufsichtsperson vor Ort oder der Beraterin oder dem Berater im Betrieb ist. Dies gilt für Erst- und Wiederholungsbegutachtungen.
Die Begutachterin oder der Begutachter kann zur Dokumentenprüfung im Vorfeld Unterlagen zum Arbeitsschutzmanagementsystem vom Betrieb anfordern oder im Unternehmen vor Ort einsehen.
Im Rahmen der Begutachtung vor Ort muss das Unternehmen Unterlagen zur Einsicht bereitstellen, die dokumentieren, dass Maßnahmen des Arbeitsschutzes in die Organisation des Unternehmens integriert sind. Die Begutachtung vor Ort beinhaltet auch eine Betriebsbesichtigung mit Befragung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
Im Anschluss an die Begutachtung erhält das Unternehmen einen Bericht, aus welchem das Ergebnis der Begutachtung sowie ggf. Verbesserungsvorschläge hervorgehen.
Führt die Begutachtung zu einem positiven Ergebnis, wird eine Gütesiegel-Bescheinigung ausgestellt. Eine negative Bewertung wird dem Unternehmen unter Angabe der maßgeblichen Gründe mitgeteilt. Das weitere Verfahren wird mit der Begutachterin oder dem Begutachter individuell abgestimmt.
Die BGN verpflichtet sich, Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse, die im Rahmen des Verfahrens zur Begutachtung des Arbeitsschutzmanagementsystems bekannt geworden sind, geheim zu halten. Auf die Informationspflichten der BGN zum Datenschutz wird verwiesen.
Veröffentlichung, Befristung und Gültigkeit
Die Gültigkeit der Gütesiegel-Bescheinigung wird auf drei Jahre begrenzt. Sie kann im Rahmen eines Wiederholungsbegutachtungsverfahrens erneuert werden.
Die Gütesiegel-Bescheinigung wird ungültig, wenn
- die Frist abgelaufen ist,
- der Inhaber die Anforderungen, die sich aus der mit der BGN geschlossenen Vereinbarung ergeben, nicht mehr erfüllt,
- der Inhaber die Gütesiegel-Bescheinigung für Betriebsstätten/Niederlassungen verwendet, für die sie nicht vergeben wurde oder
- sich herausstellt, dass der Inhaber der Gütesiegel-Bescheinigung oder sein Beauftragter die BGN getäuscht hat.
Bei missbräuchlicher Verwendung der Gütesiegel-Bescheinigung behält sich die BGN vor, den entsprechenden Sachverhalt zu veröffentlichen.
Die Gütesiegel-Bescheinigung kann aberkannt werden, wenn die Voraussetzungen zur Erteilung nicht mehr erfüllt sind. Auf Begutachtungen zur Überwachung während der Laufzeit der Bescheinigung kann verzichtet werden, da die BGN ständig Informationen über den Betrieb erhält (z.B. über Unfallzahlen, Schulungen und Besuche der Aufsichtspersonen).
Die BGN behält sich vor, bei wesentlichen Änderungen im Unternehmen, welche die Gütesiegel-Bescheinigung betreffen, eine erneute Bewertung vorzunehmen. Dieses sind insbesondere Änderungen in der Organisationsform (z.B. neue Gesellschaftsform, weitere neue Standorte oder selbständige Organisationseinheiten).
Mit der Ausstellung der Gütesiegel-Bescheinigung erhält das Unternehmen die Berechtigung, für das jeweilige Unternehmen bzw. die entsprechende Betriebsstätte gemäß Begutachtungsumfang in der Vereinbarung das Gütesiegel „Sicher mit System“ zu verwenden.
Das zugehörige Gütesiegel-Logo kann durch das Unternehmen genutzt werden im Interesse von Arbeitssicherheit und Gesundheit im Betrieb. Das Gütesiegel „Sicher mit System“ darf nur im vollen Wortlaut verwendet werden.
Mit der Vergabe des Gütesiegels „Sicher mit System“ erhält das Unternehmen die Möglichkeit, in seiner Korrespondenz und Werbung kenntlich zu machen, dass in seinem Unternehmen die organisatorische Einbindung des Arbeitsschutzes den von der BGN auf Basis der gesetzlichen Vorgaben festgelegten Bedingungen entspricht und sein Unternehmen dafür mit dem Gütesiegel „Sicher mit System“ ausgezeichnet worden ist.
Das Gütesiegel „Sicher mit System“ darf nicht in einer Weise verwendet werden, die den Schluss zulässt, die Produkte selbst seien ausgezeichnet worden.
Das Gütesiegel „Sicher mit System“ darf weiterhin nicht in einer Weise verwendet werden, die als Empfehlung der BGN hinsichtlich des ausgezeichneten Unternehmens oder der Verwendung seiner Produkte missverstanden werden kann. Es bietet sich die Verwendung im Zusammenhang mit dem Namensschriftzug oder dem Firmenlogo, z. B. auf Firmenpapier, Prospekt, Imagebroschüren, an.
Sofern das Gütesiegel „Sicher mit System“ nicht für das gesamte Unternehmen, sondern nur für einzelne Betriebsstätten/Niederlassungen vergeben wurde, darf das Gütesiegel nur für den ausgezeichneten Bereich verwendet werden. In Zweifelsfällen ist zusammen mit dem Gütesiegel „Sicher mit System“ der ausgezeichnete Bereich (z. B. „Werk ...“) anzugeben.
Das Recht auf Verwendung des Gütesiegels-Logos „Sicher mit System“ erlischt mit dem Ablauf der Gütesiegel-Bescheinigung.
Die BGN führt eine Referenzliste (Positivliste), in die das begutachtete Unternehmen aufgenommen wird. Diese Liste ist öffentlich zugänglich. Die Referenzliste enthält folgende Angaben: Nummer und Ablauf der Gültigkeit der Bescheinigung, Name und Anschrift des Unternehmens und seiner Standorte im Geltungsbereich der Bescheinigung. Die Veröffentlichung seiner Daten in der Referenzliste erfolgt nur nach Zustimmung des Unternehmens.
Stand 08.02.2024